Bermilis-ria dengan Gmail

*Karena sedikit pengetahuan bisa dibagi, dan tidak semua orang tahu tentang suatu hal

Seperti yang sudah sedikit saya jelaskan saat merapikan accounts, gmail jadi pilihan karena:
1. Untuk satu subyek bahasan (balas-berbalas) jadi 1 thread, kecuali subyek berubah. Dan ini sangat nyaman buat milis.
2. Filter di gmail lebih dari Yahoomail yang hanya 15 (mungkin unlimited).
3. Dari pengalaman, Gmail relatif lebih sedikit spam!
4. Login gmail integrated utk seluruh google accounts (blogger, gtalk, reader etc yg banyak).

Untuk alasan kapasitas, tidak penting karena Yahoo pun sudah besar dan kabarnya akan unlimited. Tapi Google selalu punya strategi perlawanan.

Dan untuk untuk bermilis-ria dengan Gmail, pastinya kita harus sudah sign up di Gmail. Selanjutnya, kita perlu membuat filter (pemilah mail). Caranya:
1) create filter, kemudian akan muncul kolom create filter.

Ada beberapa pilihan. Biasanya orang akan memilih To (misal, To: milis@yahoogroups.com ), dimana setiap mail yg dikirimkan milis itu (dan dikirim ke kita sebagai membernya) akan difilter. Kelemahannya, seringkali orang mengirim ke milis melalui BCC yang tidak terdeteksi oleh filter diatas.

Sehingga saya cenderung untuk menggunakan Subject dan diisikan dengan nama milis saja, tanpa embel-embel yahoogroups.com (misal, Subject: Milis). Tapi untuk beberapa milis, nama milis yang biasa didalam [...] setiap mail dari milis, sudah diganti. Dan ini harus dilihat lagi nanti setelah bergabung di milis tersebut (tapi biasanya tetap menggunakan nama milis).

Awas, gmail menggunakan logika 'and' dalam aturan filter, antara To, From, Subject, Has word etc . Jika kita mengisi semuanya, justru kemungkinan banyak mail milis yang lolos karena logika 'and' yang tidak dipenuhi (beda jika 'or'). Sehingga sebaiknya memilih salah satu saja (CMIIW).

2) next step
3) centang skip inbox, supaya mail milis tidak ngendon di inbox (jadi inbox hanya untuk non-milis).
4) apply label > new label. Beri nama label/folder sesuai keinginan kita atau sesuai nama milis.

Lalu kita butuh create filter lagi buat owner milis (moderator yang biasa memberikan banyak info ke milis, dan seringkali ’lolos’ kalau tidak ikut difilter). Ulangi langkah create filter diatas, tapi sekarang di kolom from. Contoh, from: milis-owner@yahoogroups.com (maksudnya, semua yg dari/from moderator bakal difilter). Dan pastinya, apply label ke label yang sama dengan sebelumnya.

Create Filter juga bisa digunakan untuk memfilter mail dari teman-teman kita (atau penyedia layanan macam friendster) yang sangat sering berkorespondensi. Jadi, kita bisa memilahnya khusus masuk ke folder (label) tertentu dan tidak menyesakan inbox.

Selanjutnya, bagaimana migrasi mail (misal: nama@yahoo.com) yang sudah menjadi member di sebuah milis Yahoo (misal: milis@yahoogroups.com) ke gmail baru kita (misal: nama@gmail.com) tanpa harus men- unsubscribe terus subscribe lagi ke milis tersebut.

Begini langkah-langkahnya:
Pertama, masuk aja yahoogroups (biasa langsung bisa sign in jika mail yahoo sudah terbuka). Klik bagian atas ada my account > edit member, tambahkan mail baru (nama@gmail.com). Mail baru tersebut butuh utk di-verified. Jadi cek inbox gmail tersebut dan lakukan verification mail. Dari sini, kita masih perlu untuk mengubah mail default di sebuah milis denganh mail baru yang sudah verified. Maka lakukan langkah kedua di bawah.

Kedua, add mail baru dari halaman group. Masuk ke group misal milis, klik edit membership/add new mail address. Dari sini, mail juga butuh utk di-verified seperti langkah diatas. Dan yang penting, jangan lupa untuk Save Changes.

Dari my account/edit member, juga bisa menghapus mail yang tidak kita ingin pakai lagi (misal mail domain kantor). Yang tidak bisa dihapus dan ditambahkan adalah mail dari Yahoo, karena sudah default (sebagai account kita di yahoogroups).

Jika seperti ini, maka 28 milis (dan mungkin lebih) pun bukan masalah. Dan email pun tersisir rapih. Selamat mencoba. Semoga bermanfaat.

Disclaimer: No promotion of gmail and don't call me a gmail engineer! (^_^)